Obowiązuje od: 1 kwietnia 2026 r.
Niniejsza polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w serwisię internetowym dostępnym pod adresem https://www.belvinna.pl (dalej: „Serwis”), prowadzonym przez Administratora w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”).
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Malwina Maciejczyk, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą BELVINNA Malwina Maciejczyk (forma prawna: jednoosobową działalność gospodarcza), z siedzibą i adresem do korespondencji: Stary Wiązów 8, 57-120 Wiązów, województwo dolnośląskie, Polska, NIP: 7722442047, REGON: 542694856, adres poczty elektronicznej: biznes@belvinna.com, telefon: +48 794 064 097 (dalej: „Administrator”).
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem poprzez wskazany adres e-mail lub listownie na adres siedziby. W celu realizacji niektórych praw (np. weryfikacji tożsamości) Administrator może poprosić o dodatkowe informacje.
2. Cele przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
- Realizacja zamówienia i świadczenie usług — m.in. przyjęcie zgłoszenia, przygotowanie oferty, wystawienie dokumentów sprzedaży (w tym faktur), organizacja wysyłki lub odbióru osobistego, obsługa płatności oraz kontakt związany z wykonaniem umowy;
- Kontakt i odpowiedź na zapytania — udzielenie informacji o ofercie, warunkach współpracy oraz innych kwestiach zgłaszanych przez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną, telefon lub komunikatory (w zakresię niezbędnym do udzielenia odpowiedzi);
- Działania marketingowe — przesyłanie informacji handlowych i ofert (w tym drogą elektroniczną lub telefoniczną) wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej, dobrowolnej zgody albo — w granicach prawa — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, o ile przepisy na to pozwalają;
- Prowadzęnie Serwisu, zapewnienie bezpieczeństwa IT oraz analityka — w zakresię wynikającym z technicznej obsługi strony, plików cookies (zgodnie z sekcją dotyczącą cookies) oraz rejestrowania zdarzeń bezpieczeństwa;
- Wypełnienie obowiązków prawnych — m.in. wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, odpowiedzi na żądania organów państwowych, jeżeli wystąpią podstawy prawne;
- Dochodzenie lub obrona roszczeń — jako prawnie uzasadniony interes Administratora, w zakresię dozwolonym prawem.
3. Podstawy prawne przetwarzania (art. 6 ust. 1 RODO)
Przetwarzanie odbywa się na podstawie:
- lit. b RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy (realizacja zamówienia, przygotowanie sprzedaży hurtowej);
- lit. c RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. przepisy podatkowe i rachunkowe);
- lit. a RODO — gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (np. zgoda marketingowa, zgoda na cookies inne niż niezbędne);
- lit. f RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, z wyjątkiem przypadków, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą. Przykłady interesów: kontakt w odpowiedzi na zapytanie nieprowadzące od razu do umowy, ochrona Serwisu przed nadużyciami, prosta analityka ruchu w Serwisię (o ile nie opiera się wyłącznie na zgodzie), dochodzenie należności i obrona przed roszczeniami.
W przypadku marketingu bezpośredniego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania, w tym profilowania, w zakresię, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem.
4. Zakres i kategorie przetwarzanych danych
W zależności od sposobu kontaktu i treści zamówienia mogą być przetwarzane m.in.: imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres (korespondencyjny lub dostawy), numer telefonu, adres e-mail, treść korespondencji lub formularza, dane dotyczące zamówienia (w tym ilość, rodzaj towaru), dane niezbędne do wystawienia faktury oraz — w przypadku korzystania z Serwisu — dane techniczne (np. adres IP, identyfikatory cookies, typ przeglądarki, czas żądania), o ile zostaną zebrane.
Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji zamówienia lub udzielenia odpowiedzi w zakresię zadeklarowanym w formularzu. Brak podania danych może uniemożliwić realizację usługi.
5. Odbiórcy danych i kategorie odbiórców
Dane osobowe mogą być powierzane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresię niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:
- dostawcom usług hostingowych i utrzymania Serwisu;
- dostawcom usług poczty elektronicznej, hostingu formularzy lub innych narzędzi IT wykorzystywanych do obsługi kontaktu i zamówień — jeśli są stosowane;
- firmom kurierskim lub pocztowym (np. DPD, InPost) — w zakresię niezbędnym do doręczenia przesyłki;
- biuru rachunkowemu lub doradcom prawnym — w zakresię wynikającym z umowy powierzenia lub obowiązku prawnego;
- organom publicznym — gdy wystąpi obowiązek prawny udostępnienia danych.
Jeżeli podmiot przetwarzający dane w imieniu Administratora ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie odbywa się z zachowaniem mechanizmów zgodnych z RODO (np. decyzje Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, standardowe klauzule umowne), o ile ma to zastosowanie.
6. Okres przechowywania danych
Dane przechowywane są przez okres:
- niezbędny do realizacji umowy i po jej zakończeniu — przez czas przedawnienia roszczeń lub wymagany przepisami prawa (co do zasady do 6 lat w odniesieniu do dokumentacji związanej z transakcjami gospodarczymi, z uwzględnieniem przepisów podatkowych i rachunkowych dotyczących przechowywania dokumentów);
- korespondencja i zapytania bez zawarcia umowy — przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, nie dłużej niż jest to uzasadnione, zwykle do 3 lat, o ile dłuższy okres nie wynika z prawa;
- marketing na podstawie zgody — do momentu cofnięcia zgody, a po cofnięciu przez czas niezbędny do wykazania legalności przetwarzenia lub dochodzenia roszczeń;
- obowiązki prawne — przez okres wymagany odrębnymi przepisami (np. przechowywanie faktur i dokumentów księgowych).
Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie będzie wymagane przepisami prawa.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:
- Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, oraz kopii danych podlegających przetwarzaniu;
- Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — żądania poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
- Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO) — w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub cofnięto zgodę i nie występuje inna podstawa prawna;
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — w sytuacjach wskazanych w RODO, np. gdy kwestionuje się prawidłowość danych;
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — o ile przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody i jest technicznie możliwe;
- Prawo wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesię Administratora, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją; wobec marketingu bezpośredniego — w dowolnym momencie;
- Prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem, jeżeli przetwarzanie odbywało się na podstawie zgody;
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.
W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres biznes@belvinna.com lub listownie na adres siedziby Administratora.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały, z zastrzeżeniem narzędzi analitycznych stosowanych zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszej polityce i obowiązującym prawem.
9. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych, adekwatne do skali przetwarzania, w tym zabezpieczenia informatyczne Serwisu oraz ograniczenie dostępu do danych wyłącznie dla osób upoważnionych.
10. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis może wykorzystywać pliki cookies (małe pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym) oraz pokrewne technologie, aby zapewnić prawidłowe działanie strony, poprawić komfort korzystania oraz — za Pani/Pana zgodą — prowadzić analitykę i działania marketingowe.
10.1. Rodzaje plików cookies
- Cookies niezbędne (techniczne) — wymagane do funkcjonowania Serwisu, np. zapamiętania wybórów dotyczących cookies, utrzymania sesji lub zabezpieczeń. Ich stosowanie jest niezbędne do świadczenia usługi drogą elektroniczną i opiera się na prawnie uzasadnionym interesię Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub odrębnych przepisach dotyczących przechowywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji już przechowywanej w urządzeniu użytkownika, zgodnie z ustawą Prawo telekomunikacyjne, po wejściu w życie przepisów wdrażających dyrektywę ePrivacy, w granicach przewidzianych prawem.
- Cookies analityczne — pozwalają zbierać zagregowane informacje o sposobie korzystania z Serwisu (np. liczba odwiedzin, popularne podstrony), w celu ulepszania Serwisu. Stosowane są wyłącznie po wyrażeniu zgody, o ile wymaga tego prawo.
- Cookies marketingowe — służą dopasowaniu komunikacji reklamowej lub mierzeniu skuteczności kampanii. Stosowane są wyłącznie po wyrażeniu zgody.
10.2. Zarządzanie cookies w przeglądarce
Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia przeglądarki internetowej i zablokować lub usunąć pliki cookies. Sposób konfiguracji zależy od używanego programu — zwykle opcje znajdują się w menu „Ustawienia”, „Prywatność” lub „Historia”. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcje Serwisu.
W Serwisię może być wyświetlany baner z wybórem akceptacji cookies; wybór użytkownika jest zapisywany lokalnie z wykorzystaniem mechanizmu cookies lub podobnego.
10.3. Kontakt w sprawach cookies i ochrony danych
Pytania dotyczące plików cookies oraz przetwarzania danych osobowych można kierować na adres: biznes@belvinna.com.
11. Zmiany polityki prywatności
Administrator może aktualizować niniejszą politykę, w szczególności w razie zmian przepisów prawa lub funkcjonalności Serwisu. O istotnych zmianach może poinformować poprzez publikację treści w Serwisię. Dalsze korzystanie z Serwisu po opublikowaniu zmian może wymagać ponownej akceptacji, jeżeli przepisy lub charakter zmiany tego wymagają.
12. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych niniejszą polityką mają zastosowanie przepisy prawa polskiego oraz RODO. Treść polityki nie zastępuje indywidualnych ustaleń umownych, jeżeli zostały one zawarte z zachowaniem wymogów prawa.